İş E-postası ve Gizlilik

Uyarı: Bu konu ciddi hukuki sonuçlar doğurabilir. Düzenlemeleri ve uygulamalarını doğrulamak için yetkili danışmanlarla iletişime geçin.

İş e-postası,
etkileyici miktarda işle ilgili bilgi içeren bir iş aracıdır.

Şirketler, iş aracı olan
e-postayla istediklerini yapabilirler
Çalışanlar e-postaları okuyabiliyor mu? Yedekleyebiliyorlar mı? Arşivleyebiliyorlar mı?

Özet:

Genel iş e-posta adresleri, herhangi bir kısıtlama yok

İşyeri e-posta kutusu ikili bir niteliğe sahiptir;
işverene ait bir araçtır ancak çalışan tarafından kullanılır.

İki farklı türde işletme e-posta adresini birbirinden ayırmamız gerekiyor:

  • Kişisel şirket e-posta adresi, örneğin ad.soyad@şirketadı.com
  • Şirket genelinde kullanılan e-posta kutuları; örneğin bilgi, destek, satış, pazarlama, faturalama vb.
    yani tek bir kişiye ait olmayan tüm e-postalar.

Şirketlere ait genel posta kutuları hiç sorun teşkil etmiyor,
şirket bunları kontrol ediyor, tüm mesajları okuyor, hiçbir kısıtlama yok.

şirket araçlarındaki kişisel şirket posta kutusu gibi

İsim.soyad@şirketadı.com gibi kişisel e-posta kutuları ,
işverenin korumakla yükümlü olduğu çalışanın kişisel verilerini içerebilir.

Bu tür bir e-posta kutusu kullanmayı tercih edersek,
verileri yeterli şekilde işleyebilmek için
hangi teknik standartları benimsememiz ve hangi araçları kullanmamız gerektiğini bilmemiz gerekir

Posta kutusu, şirket arabasına benzetilebilir;
çalışanın iş görevleri kapsamında kullanması için tahsis edilmiştir.

Örneğin, işveren, çalışanın
bu iş aracını kişisel amaçlar için kötüye kullanmadığını doğrulamak amacıyla kilometre bilgilerini kontrol edebilir.

Ancak işveren, çalışanın şirket aracı içinde ne yaptığını
sistematik olarak ve belirli bir neden olmaksızın izleyemez

Posta kutusu, şirket arabasının eşdeğeridir; şirkete ait,
çalışana işini yapmak ve görevlerini yerine getirmek için verilen bir çalışma aracıdır.

Çalışanın mesai saatleri içinde bile gönderdiği ve aldığı şeyler,
şirket arabasının kokpitinde olup bitenlere benziyor ve özel yazışma olarak değerlendiriliyor.

başa dön

yalnızca belirli koşullar altında okunabilir

Şirket, e-posta mesajlarında yazılanları okuyamaz;
bu, sistematik olarak ve belirli bir sebep olmaksızın yapılamaz.
Belirli bir gerekçe olsa bile, ancak belirli koşullar altında yapılabilir.

Dengelenmesi gereken üç farklı çıkar söz konusudur:

  • İşverenin bu içeriğe erişme konusundaki menfaati,
    organizasyonel/üretimsel, iş güvenliği veya diğer nedenlerden kaynaklanmaktadır.

  • Bu içeriği gizli olarak değerlendiren
    çalışanların meşru beklentisi

  • Söz konusu şirket adına yazan üçüncü şahısların beklentisi,
    yazışmalarının içeriğinin gizli ve özel OLMADIĞININ farkında olmayabilecekleridir.
    (E-posta mesajlarının altındaki standart uyarı genellikle içeriğin başkaları tarafından okunabileceği konusunda uyarıda bulunur.)

çalışanı bilgilendirin

Çalışana, e-posta mesajlarının yalnızca iş ilişkisiyle ilgili amaçlar için kullanılabileceği, örneğin kişisel kullanımın yasaklanması yoluyla
, yeterli yazılı iletişimle bildirilmelidir

Belgede,
e-posta kutusu da dahil olmak üzere şirket araçlarının nasıl kullanılacağına dair bilgiler yer almalı ve gizlilik düzenlemelerine uygun olarak şu hususlar bildirilmelidir:

  • Yasa gereği ve şirket varlıklarını korumak amacıyla e-posta mesajları arşivlenecektir
  • Şirket, bazı durumlarda, çalışanın posta kutusunun içeriğini kontrol edebilir

Büyük çaplı çekler yasaktır

Çalışanların posta kutusunun içeriğinin sistematik olarak okunması gibi
"kitlesel kontroller" yasaklanmıştır

İşveren kontrolündeki sınırlamalar üç temel ilkeye dayanmaktadır:

  • Birincisi iyi niyet ilkesidir ; bu da işverenin,
    örneğin şirket varlıklarının virüs nedeniyle tehlikeye girebileceği veya risk altında kalabileceği durumlarda korunması veya
    çalışanın sadakatsizliğinden şüphelenilmesi halinde savunma amaçlı kontroller yapılması
    haklı bir neden varsa, çalışanın şirket e-posta kutusunu kontrol etme olanağıdır

  • Diğerleri ise kontrolde orantılılık , zaman ve araştırma nesnesinde sınırlamadır.

başa dön

e-posta mesajlarını arşivleme yükümlülüğü

Kurallar, işverenin
yeterli ve etkili güvenlik önlemleri aldığını
; örneğin, kurumsal e-posta arşivleme gibi.

çalışanı bilgilendirme yükümlülüğü

Şirket hakkında detaylı bilgi bulunmadığı durumlarda
işveren tarafından verilere erişim :

  • Bu durum çok ciddi bir ihlal teşkil etmektedir;

    hassas veriler, örneğin çalışanın kişisel alanında bulunabilir ve
    bu veriler siyasi, dini, cinsel veya sendikal eğilimlere ilişkin olabilir;
    bu tür bilgilerin gizliliği en üst düzeyde güvence altına alınmalıdır.

  • Bu bir suçtur ve
    herhangi bir yasal süreçte kullanılamaz hale gelme
    riski de vardır.

e-posta mesajlarını silme yükümlülüğü

İş yazışmaları genellikle en fazla on yıl saklanmalıdır. Bu,
şirketin varlıklarını korumak ve olası dava durumlarında kendini savunabilmek içindir.

Kişisel verilerin saklanması ve işlenmesi yalnızca belirli bir amaç için izinlidir.
Bu amaç belirli bir süre sonra, örneğin on yıl sonra, ortadan kalkarsa, bu veriler silinmelidir.

posta kutularını devre dışı bırakma yükümlülüğü

Çalışanın işten çıkarılması veya istifa etmesi durumunda,
ad.soyad e-posta kutusu kısa bir süre içinde devre dışı bırakılmalıdır.

Şirket, gönderene hesabın devre dışı bırakıldığını bildiren ve
başka bir dahili e-posta adresine yazmasını isteyen otomatik bir yanıt etkinleştirebilir.

İşten çıkarılan çalışanların şirket içi mesajlarının tarihi arşivi,
ancak çalışana mesajlarının saklandığı bilgisi verilmişse muhafaza edilebilir.

başa dön